Digitaal Archiveren

Een digitaal archief is een systeem voor het elektronisch verwerken en beheren van documenten. Het betreft daarbij alle soorten en formaten van elektronische documenten: ingescande papieren documenten, office-documenten, zoals tekstverwerking, rekenschema’s, presentaties, foto’s, tekeningen, multimedia etc., kortom alles dat als een digitaal object opgeslagen kan worden. Dit systeem van digitaal archiveren is in feite een technische voorziening, bestaande uit hardware en software, voor de duurzame bewaring en beschikbaarstelling van digitale informatie, zowel digitaal geboren als gedigitaliseerd. Het gaat dus niet alleen om geheugenruimte.
Organisatie hebben tegenwoordig te maken met een grote hoeveelheid documenten, zowel papieren documenten als digitale documenten. Al deze documenten moeten verwerkt en opgeslagen worden, zowel voor uzelf als voor bijvoorbeeld de belastingdienst. Echter veel bedrijven ondervinden problemen bij het terugzoeken van documenten en in de meeste gevallen is dit ook een erg tijdrovend proces.

Terugzoektijd

Met een digitaal archief bent u in staat om deze terugzoektijd te reduceren naar een aantal seconden. In een digitaal archief kunt u alle informatie en documenten kwijt die u wilt bewaren. Men kan hierbij denken aan e-mails, office documenten, facturen, tekeningen, poststukken en nog veel meer.

Back-up

In de meeste gevallen kan een digitaal archief ook gaan dienen als back-up voor al uw applicaties. Zo kunt u uw CRM, HRM of boekhoudprogramma koppelen aan het digitale archief, zodat u altijd uw documenten beschikbaar heeft. Mocht u daarnaast ooit eens willen wisselen van applicatie hoeft u geen enkel document te exporteren en importeren, wat een erg tijdrovend proces is.

Rechten en logboek

Binnen het digitale archief kunt u zelf rechten aanmaken voor uw medewerkers, zodat zij alleen toegang hebben tot hun eigen archief. Tevens wordt het digitale archief voorzien van een logboek, waardoor u altijd de integriteit en authenticiteit kunt waarborgen van uw documenten. Men werkt met versiebeheer en kan dus niet ongeoorloofd documenten verwijderen of verplaatsen. Door middel van deze functionaliteiten kunt u originele documenten vernietigen. Hierdoor heeft u minder opslag capaciteit nodig.

Meer weten?

Graag vertellen wij u meer over het digitale archief en kijken we graag samen met u of dit bij u aansluit. Neem direct met ons contact op per telefoon op 024-7508428 of per mail via info@asi-consultants.nl.

Productkeuze

Kies de juiste printer voor uw kantoor en medewerkers

Maak uw keuze hier >>

Service

Heeft u een storing? Bel ons op 024-7508428 of ga naar ons Online Service Center.



Sitemap

copyright ASI document management - webdesign: Prode