Optical Character Recognition (OCR)

Er wordt veel tijd besteed in het bedrijfsleven aan het verwerken van papieren dossiers, poststukken, facturen en documenten. Tegenwoordig kan dit op vele manieren gedigitaliseerd worden, waardoor bedrijven veel kosten kunnen besparen. Als documenten gescand worden en daarna digitaal worden doorgestuurd en verwerkt, verlopen uw processen efficiënter.

Het scannen kan zowel handmatig als automatisch gebeuren. Vanaf de multifunctional printer (MFP) is het mogelijk om bijvoorbeeld al zaken als klantnaam en dergelijke aan te geven. Echter in de meeste gevallen is dit erg tijdrovend en dus niet prettig werkzaam. Automatisch scannen door middel van OCR is een perfecte manier om dit te automatiseren.

Door middel van OCR bent u in staat om zaken automatisch te laten herkennen en te laten invullen. Deze software wordt op uw server geinstalleerd en staat dus los van de MFP. De OCR software kan gegevens op basis van twee principes herkennen:

  • Zone OCR;
  • Freeform OCR.

Zone OCR

Met deze herkenning kijkt de OCR software op vooraf gedefinieerde posities op het originele document om kenmerken uit te lezen. Hierbij kunt u denken aan factuurnummer, datum enz. Tevens kan er met barcode stickers of scanformulieren worden gewerkt om documenten te herkennen en van elkaar te scheiden. Zodoende kan een heel dossier in één keer gescand worden en niet de losse documenten apart. Echter dient u vooraf wel per in te scannen document aan te geven waar de gezochte kenmerken gevonden kunnen worden. U maakt dus als het ware een aantal sjablonen voor u scans. Dit is erg makkelijk als u veel poststukken of facturen van maar een klein aantal bedrijven ontvangt.

Freeform OCR

In deze vorm zoekt de software in de tekst de kenmerken op basis van intelligente algoritmes. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om facturen uit te lezen. De software vindt dan zelf de leverancier, factuurdatum, factuurnummer, totaal- en BTW bedrag. Na de scheiding en herkenning van documenten zorgt de OCR software ervoor dat er doorzoekbare PDF’s worden gemaakt die met de juiste naam in de juiste netwerkmappen worden opgeslagen. Als de netwerkmap niet bestaat maakt de software deze zelf.

Meer weten?

Neem dan direct met ons contact op per mail via info@asi-consultants.nl of per telefoon op 024-7508428.

Productkeuze

Kies de juiste printer voor uw kantoor en medewerkers

Maak uw keuze hier >>

Service

Heeft u een storing? Bel ons op 024-7508428 of ga naar ons Online Service Center.



Sitemap

copyright ASI document management - webdesign: Prode